INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Specjalista zarządzania dokumentacją 262208

• Archiwista.
• Dokumentalista.

W Międzynarodowym Standardzie Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 odpowiada grupie:

• 2622 Librarians and related information professionals.

Według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD 2007):

• Sekcja N – Działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca.

Notka metodologiczna

Opis informacji o zawodzie opracowano na podstawie:

• analizy źródeł (akty prawne, klasyfikacje krajowe, międzynarodowe) oraz źródeł internetowych,
• analizy opisu zawodu zamieszczonego w wyszukiwarce opisów zawodów na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia,
• badań ankietowych prowadzonych w projekcie INFODORADCA+ w październiku 2018 r.,
• zebranych opinii od recenzentów, członków panelu ewaluacyjnego oraz zespołu ds. walidacji i jakości informacji o zawodach.

Autorzy i eksperci opiniujący

Zespół Ekspercki:

• Klaudia Gumieniak – Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, Warszawa.
• Maciej Kuchno – Centrum Zarządzania Kryzysowego m. st. Warszawy, Warszawa.
• Violetta Perzyńska – Miejska Biblioteka Publiczna w Rawie Mazowieckiej, Warszawa.

Zespół ds. walidacji i jakości informacji o zawodzie:

• Zdzisław Czajka – Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, Warszawa.
• Maciej Gruza – Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, Warszawa.
• Urszula Jeruszka – Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, Warszawa.
• Barbara Sajkiewicz – Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, Warszawa.
• Jolanta Religa – Instytut Technologii Eksploatacji – PIB, Radom.
• Krzysztof Symela – Instytut Technologii Eksploatacji – PIB, Radom.

Recenzenci:

• Maciej Szablewski – Biblioteka Narodowa, Zakład Zbiorów Bibliologicznych, Warszawa.
• Katarzyna Urbanowicz – Biblioteka Publiczna w Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy, Warszawa.

Panel ewaluacyjny – przedstawiciele partnerów społecznych:

• Przemysław Ilczuk – Wydział Transportu Politechniki Warszawskiej, Warszawa.
• Małgorzata Sidor-Rządkowska – Wydział Zarządzania Politechniki Warszawskiej, Warszawa.

Data (rok) opracowania opisu informacji o zawodzie: 2018 r.

Specjalista zarządzania dokumentacją planuje, organizuje ⁸ i kontroluje proces archiwizowania ¹ oraz udostępniania dokumentacji w różnych organizacjach ⁷ zgodnie z wymogami prawa archiwalnego ⁹. Nadzoruje prace oraz czynności kancelaryjne ³ związane z obiegiem dokumentacji w danej instytucji/firmie.

Opis pracy

Specjalista zarządzania dokumentacją planuje i kontroluje obieg dokumentów w organizacji. Do jego obowiązków należy m.in. tworzenie nowych zasad i procedur (zgodnych z przepisami prawa archiwalnego) dotyczących przechowywania, udostępniania, wysyłania i niszczenia dokumentów. Ponadto pracownik w tym zawodzie zajmuje się także tworzeniem systemów elektronicznego zarządzania dokumentami ⁴. W tym celu analizuje istniejące systemy i procedury zarządzania, aby ocenić ich skuteczność i wydajność. Dodatkowo osoba pracująca w tym zawodzie może również zostać zatrudniona do opracowania całkowicie nowego systemu zarządzania dokumentacją w danej organizacji.

Specjalista zarządzania dokumentacją w swojej pracy zajmuje się też archiwizowaniem nieaktywnych rekordów ¹⁰ (zgodnie z harmonogramem ich przechowywania). Duża część zadań w tym zawodzie polega na kontrolowaniu pobierania dokumentów. Pracownik na tym stanowisku otrzymuje i przetwarza wnioski o udostępnienie informacji, a także sporadycznie pomaga kierownikom projektów opracować i przechowywać dokumenty takie jak: protokoły z posiedzeń, rysunki czy specyfikacje. Okresowo specjalista zarządzania dokumentacją może być odpowiedzialny za szkolenie pracowników w zakresie procedur i zasad zarządzania dokumentacją, a także pomagać w migracji plików ⁵ i audytach.

Sposoby wykonywania pracy

Pracownik w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją wykonuje pracę polegającą m.in. na:

• planowaniu i kontrolowaniu obiegu dokumentów w organizacji, w tym przetwarzaniu dokumentacji organizacji pochodzącej z różnych źródeł (wykonawcy, zespoły projektowe, administracja itp.) oraz ich archiwizowaniu w dedykowanych temu celowi systemach elektronicznych,
• organizowaniu i koordynowaniu wykonywania czynności kancelaryjnych w organizacji,
• tworzeniu normatywów ⁶ kancelaryjnych i archiwalnych oraz wykazów akt ¹¹,
• uczestniczeniu w projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych (m.in. platformy wymiany dokumentacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz nadzorowaniu prawidłowości funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
• tworzeniu standardów postępowania z dokumentacją archiwalną oraz tworzeniu wzorów dokumentów zgodnych z przepisami prawa archiwalnego (np. w zakresie porządkowania, przechowywania, udostępniania dokumentacji archiwalnej w danej organizacji),
• tworzeniu i stosowaniu systemów ewidencji dokumentów w kancelarii i archiwum bieżącym,
• obsługiwaniu elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją,
• udzielaniu konsultacji oraz opracowywaniu ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją przedarchiwalną i archiwalną,
• dbaniu o przestrzeganie przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2. Kompetencja zawodowa.

Warunki pracy

Specjalista zarządzania dokumentacją przebywa głównie w pomieszczeniach biurowych, wyposażonych w sprzęt komputerowy, na którym wykonuje większość swoich obowiązków zawodowych. Podczas pracy może przebywać również w pomieszczeniach archiwum ². Osoba zatrudniona w tym zawodzie większość swoich zadań wykonuje w pozycji siedzącej.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Specjalista zarządzania dokumentacją w działalności zawodowej wykorzystuje m.in.:

• komputer stacjonarny lub przenośny z typowym oprogramowaniem biurowym oraz specjalistycznym oprogramowaniem wspierającym procesy zarządzania dokumentacją,
• szafy pancerne oraz szafy kartotekowe,
• urządzenia biurowe: drukarki, skanery, kserokopiarki, telefony, faks itp.,
• materiały biurowe: papier, długopisy, ołówki, zszywacze, dziurkacze, segregatory, teczki na dokumenty.

Organizacja pracy

Specjalista zarządzania dokumentacją może realizować powierzone mu zadania w ramach umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin lub w elastycznym czasie pracy. Osoby w tym zawodzie najczęściej pracują w systemie jednozmianowym, w stałych godzinach pracy (np. 8.0016.00) przez pięć dni w tygodniu. W zawodzie nie jest wymagane świadczenie pracy w niedzielę, święta i dni wolne od pracy.

Z uwagi na to, że czas pracy osoby w tym zawodzie zależny jest od liczby i rodzaju zadań, które w danym czasie realizuje lub nadzoruje – istnieje także możliwość pracy w systemie zadaniowym, bez konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy. Znaczna część zadań specjalisty zarządzania dokumentacją to czynności powtarzające się cyklicznie, związane z przestrzeganiem obowiązujących schematów i procedur postępowania z dokumentacją. Praca w tym zawodzie wymaga bardzo dobrej samoorganizacji. Osoba zatrudniona w tym zawodzie może wykonywać swoje zadania indywidualnie lub współpracując z osobami należącymi do różnych działów instytucji/firmy.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Wykonywanie pracy w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją nie wiąże się z występowaniem specyficznych zagrożeń dla zdrowia. Praca w pomieszczeniach biurowych przed ekranem komputera oraz pomieszczeniach archiwalnych może jednak powodować:

• bóle głowy,
• reakcje alergiczne,
• bóle kręgosłupa.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód specjalista zarządzania dokumentacją ważne są:

w kategorii wymagań fizycznych

• ogólna wydolność fizyczna,
• sprawność narządu wzroku,
• sprawność układu kostno-stawowego,
• sprawność układu mięśniowego;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

• koordynacja wzrokowo-ruchowa,
• spostrzegawczość,
• ostrość wzroku,
• rozróżnianie barw;

w kategorii sprawności i zdolności

• zdolność koncentracji uwagi,
• podzielność uwagi,
• dobra pamięć,
• łatwość wypowiadania się w mowie i/lub w piśmie,
• łatwość przechodzenia z jednej czynności do drugiej,
• zdolność do przestrzegania reguł, przepisów i standardów,
• współdziałanie i współpraca w zespole (grupie);

w kategorii cech osobowościowych

• gotowość do pracy w szybkim tempie,
• gotowość do współdziałania,
• gotowość do pracy indywidualnej,
• samodzielność,
• samokontrola,
• systematyczność,
• odpowiedzialność za działania zawodowe,
• rzetelność,
• dokładność,
• zamiłowanie do ładu i porządku.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.3. Kompetencje społeczne; 3.4. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Praca specjalisty zarządzania dokumentacją jest zaliczana do prac lekkich pod względem obciążenia fizycznego. Zatrudnienie w tym zawodzie z reguły nie jest warunkowane koniecznością spełnienia specyficznych wymagań zdrowotnych, jednak charakter pracy wymaga pełnej sprawności funkcji poznawczych, stąd zaburzenia psychiczne oraz obniżenie sprawności intelektualnej stanowią przeciwwskazania do wykonywania pracy w tym zawodzie.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Do podjęcia pracy w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją preferowane jest wykształcenie wyższe na kierunkach związanych z archiwistyką i nowoczesnym zarządzaniem zapisami informacyjnymi, historią lub bibliotekoznawstwem (np. o specjalności archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i informacją).

Ponadto wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie można uzyskać poprzez ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego (organizowanego m.in. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich) oraz na studiach podyplomowych z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Do podjęcia pracy w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją preferowani są kandydaci, którzy legitymują się wykształceniem wyższym (m.in. na kierunkach związanych z archiwistyką, historią, bibliotekoznawstwem i nowoczesnym zarządzaniem zapisami informacyjnymi), a ponadto posiadają:

• doświadczenie w pracy na stanowisku tożsamym lub podobnym,
• certyfikat ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego organizowanego przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, bądź też certyfikat potwierdzający ukończenie kursów związanych z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną,
• umiejętność obsługi komputera oraz korzystania z internetu i poczty elektronicznej,
• umiejętność obsługi systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
• znajomość zasad zarządzania dokumentacją.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

Możliwości rozwoju zawodowego w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją uzależnione są od wielkości danej organizacji, a także obowiązującej w niej struktury stanowisk. Jeżeli specjalista zarządzania dokumentacją zatrudniony jest na samodzielnym stanowisku pracy w niedużej firmie, to możliwość awansu jest bardzo ograniczona, ponieważ najczęściej będzie on podlegał służbowo bezpośrednio prezesowi lub właścicielowi firmy. W przypadku zatrudnienia w dużych organizacjach o szerokim zasięgu działania i rozbudowanej strukturze, istnieje możliwość rozwoju i awansu po spełnieniu wymogów określonych w regulacjach wewnętrznych dotyczących danego stanowiska pracy. Specjalista zarządzania dokumentacją może w ramach ścieżki rozwoju awansować na samodzielnego/starszego specjalistę do spraw zarządzania dokumentacją. W tym wypadku rozwój zawodowy odbywa się poprzez osiąganie coraz większej samodzielności oraz związany jest z poszerzaniem wiedzy z zakresu wykonywanej pracy.

Niezależnie od przyjętych w danej organizacji rozwiązań w zakresie awansu zawodowego, specjalista zarządzania dokumentacją powinien ciągle rozwijać swoje kompetencje, m.in. poprzez udział w kursach, szkoleniach, konferencjach czy studiach podyplomowych. W ten sposób możliwe jest uzyskanie dodatkowych umiejętności i samodoskonalenie na zajmowanym stanowisku pracy, a tym samym uzyskanie wyższego wynagrodzenia.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Specjalista zarządzania dokumentacją uzyskane kompetencje zawodowe może potwierdzić dyplomem ukończenia szkoły wyższej na kierunkach związanych z archiwistyką, historią, bibliotekoznawstwem i nowoczesnym zarządzaniem zapisami informacyjnymi, a także kierunkach pokrewnych (np. administracja). Kompetencje zawodowe mogą być także potwierdzane dyplomem ukończenia studiów podyplomowych. Możliwe jest też uzyskanie certyfikatu ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego organizowanego przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, bądź też certyfikatów potwierdzających ukończenie kursów związanych z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:

Pracownik w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:

• Z1 Koordynowanie poprawnego przepływu dokumentacji oraz raportowanie stanu zasobów zgodnie z obowiązującymi standardami.
• Z2 Opracowywanie wykazów akt oraz normatywów kancelaryjnych i archiwalnych.
• Z3 Uczestniczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych oraz w nadzorowaniu funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

Kompetencja zawodowa Kz1: Planowanie i kontrolowanie obiegu dokumentów w organizacji obejmuje zestaw zadań zawodowych Z1, Z2, Z3, do realizacji których wymagane są odpowiednie zbiory wiedzy i umiejętności.

Pracownik w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją powinien posiadać kompetencje społeczne niezbędne do prawidłowego i skutecznego wykonywania zadań zawodowych.

W szczególności pracownik jest gotów do:

• Ponoszenia odpowiedzialności za skutki podejmowanych działań w zakresie sporządzania dokumentacji.
• Przestrzegania zasad uczciwości, rzetelności, poufności oraz określonych standardów etycznych i norm zawodowych.
• Zachowywania w tajemnicy wszystkich informacji pozyskanych w procesie realizacji zadań zawodowych.
• Kultywowania i upowszechnia wzorców właściwego postępowania w zakresie zarządzania dokumentacją w organizacji.
• Rozwijania kompetencji osobistych i zawodowych.
• Dokonywania krytycznej oceny działań swoich i zespołu w zakresie zarządzania dokumentacją w organizacji.

Pracownik powinien mieć zdolność właściwego wykonywania zadań zawodowych i predyspozycje do rozwoju zawodowego. Dlatego wymaga się od niego odpowiednich kompetencji kluczowych. Zostały one zilustrowane w formie profilu (rys. 1) ukazującego ważność kompetencji kluczowych dla zawodu specjalista zarządzania dokumentacją.

Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu specjalista zarządzania dokumentacją

Uwaga:

Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu stosowanego w Międzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Dorosłych − projekt PIAAC (OECD).

Kompetencje zawodowe pracownika w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją nawiązują do opisów poziomów Polskiej Ramy Kwalifikacji.

Opis zawodu, zadań zawodowych i wymagań kompetencyjnych może stanowić materiał informacyjny dla przygotowania (lub aktualizacji) opisów kwalifikacji wprowadzanych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK). Więcej informacji:

• Zintegrowany System Kwalifikacji: http://kwalifikacje.edu.pl
• Zintegrowany Rejestr Kwalifikacji: https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Specjalista zarządzania dokumentacją może być zatrudniony w urzędzie, instytucji czy przedsiębiorstwie, które posiada archiwa zakładowe lub składnice akt, a także w biurach lub kancelariach.

Ponadto istnieje możliwość zatrudnienia w prywatnych przedsiębiorstwach świadczących usługi archiwizacyjne (porządkowanie i przechowywanie dokumentacji), archiwach historycznych (archiwach państwowych lub państwowych wyodrębnionych, w tym resortu spraw wewnętrznych oraz Instytucie Pamięci Narodowej, a także w archiwach kościelnych), bibliotekach i muzeach oraz instytucjach naukowo-badawczych (zwłaszcza prowadzących działalność w zakresie archiwistyki i nauk historycznych). Możliwość zatrudnienia w zawodzie jest większa w dużych aglomeracjach niż w małych miejscowościach, w których nie występują większe zakłady pracy czy instytucje kultury.

Specjalista zarządzania dokumentacją może pracować:

• na etacie jako specjalista zarządzania dokumentacją w organizacji,
• jako specjalista zewnętrzny prowadzący własną działalność gospodarczą,
• na umowach cywilnoprawnych.

Kształcenie

Obecnie (2018 r.) w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją kształcenie odbywa się w szkołach wyższych na kierunkach związanych z archiwistyką, historią, bibliotekoznawstwem, nowoczesnym zarządzaniem informacją lub administracją oraz na studiach podyplomowych o specjalności archiwistyka i zarządzanie dokumentacją.

Szkolenie

Specjalista zarządzania dokumentacją powinien stale rozwijać swoje kompetencje poprzez udział w kursach, szkoleniach lub studiach podyplomowych. Na rynku dostępne są oferty kursów i szkoleń z obszaru archiwistyki, zarządzania dokumentacją i obsługi nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją.

Osoba zatrudniona w tym zawodzie może rozwijać swoją wiedzę i umiejętności biorąc udział w szkoleniach organizowanych przez:

• firmy szkoleniowe, organizacje zawodowe oraz szkoły wyższe (prywatne i publiczne),
• instytucje, w których pracują specjaliści zarządzania dokumentacją, np. archiwa, muzea, biblioteki.

Z reguły organizatorzy tych szkoleń poświadczają uzyskane przez uczestników kompetencje stosownymi certyfikatami/zaświadczeniami.

Specjalista zarządzania dokumentacją może również doskonalić swoją wiedzę i umiejętności samodzielnie, korzystając ze specjalistycznej literatury oraz czasopism branżowych.

Obecnie (2018 r.) wynagrodzenie osób pracujących w zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją wynosi średnio 4800 zł brutto miesięcznie. Co drugi zatrudniony otrzymuje wynagrodzenie w granicach od 3900 zł do 7300 zł brutto miesięcznie. Na zarobki powyżej 7300 zł brutto może liczyć grupa 25% najlepiej wynagradzanych specjalistów. Poziom wynagrodzeń osób wykonujących ten zawód uzależniony jest m.in. od:

• regionu zatrudnienia,
• rodzaju pracodawcy,
• rentowności firmy,
• stażu pracy.

W zawodzie specjalista zarządzania dokumentacją możliwe jest zatrudnienie osób niepełnosprawnych.

Warunkiem niezbędnym jest identyfikacja indywidualnych barier i dostosowanie technicznych i organizacyjnych warunków środowiska oraz stanowiska pracy do potrzeb zatrudnienia osób:

• z dysfunkcjami kończyn górnych (05-R), które nie wykluczają możliwości obsługi komputera i swobodnego przemieszczania się,
• z dysfunkcjami narządu wzroku (04-O), które mogą być skorygowane szkłami optycznymi lub soczewkami kontaktowymi,
• z dysfunkcjami narządu słuchu (03-L), które mogą być skorygowane aparatem słuchowym (w przypadku co najmniej jednego ucha) w sposób umożliwiający swobodne porozumiewanie się.